晴時多雲

不再迷失在數字裡!必學基本 Excel 五招!

2016/10/24 19:50 文/記者劉季清

Excel 是現代人不可以或缺的必備電腦技能之一,能將大筆的資料快速、有條列的統整好,會讓你在處理許多事情上都事半功倍。其實在使用 Excel 時如果可以善用一些技巧,就可以讓效率更好。以下就要介紹幾招讓你做試算表時更省事、省時的小技巧,快來看看你都會了嗎?

(圖/微軟)

省時第一招!模板很重要!

不管是發票、報表、菜單、帳單、行事曆、出貨單、採購單等表格,若是你要自己憑空「生」出一份,恐怕要花許多的時間去制訂內容、格式等。其實,Excel 上都有相關的模板可供下載使用。如果你想要省時間,建議可以直接使用這些模板,再去進行細部調整。

打開 Excel 之後,點選「檔案」,再點選「新增」即可找到多種不同的模板。若還想要更多,還可以到微軟 Office 官方網站去下載。

不想迷失在數字中?一定要做這件事!

如果你的表單裡面很多資料,當你往下拉、一一瀏覽的時候,很快就會被一堆密密麻麻的數字給淹沒,搞不清楚這一欄那一列是什麼東西。為了要搞清楚內容,你可能三不五十就要往回拉,來回對照該欄的項目是什麼。這樣一來,就會損失很多寶貴的時間。為了要讓瀏覽更有效率,你可以將上方的欄目凍結,讓標題或相關敘述可以保持在原本的位置,不會因為滑動而消失在視線範圍內。

(圖/翻攝自makeuseof)

首先,請先選取你要凍結的窗格,點選上方工具列的「視窗」>「凍結窗格」。就可以看到固定的窗格將不會隨著滑鼠捲動而消失。這一個小技巧雖然平常,但卻可以在使用者瀏覽大量資料時大幅增加方便性。

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