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（圖／美聯）
Google針對各級學校教育機構與大學院所，提供符合資格的機構用戶每位使用者免費使用的Google Workspace for Education（舊名為G Suite 教育版），原先可享有存放帳戶所有檔案的無限容量儲存空間，未來將因應新政策的異動，更改為100TB儲存空間的上限，並採涵蓋Google雲端硬碟、Gmail郵件與Google 相簿等檔案的「集區儲存空間」為計算。上述這項Google於今（2/18）最新發布的新制，強制生效日期為明年 2022 年 7 月起，除涵蓋目前現有的教育用戶，另，凡於2022年申請的新用戶也都一併適用。
據Google官方表示，因應明年新的儲存空間政策上路，為避免儲存空間用量超過上限，建議現行使用Google Workspace for Education 儲存空間的教育機構用戶，可依循官方的三步驟，提早做好準備，以妥善管理已存放於儲存空間的各式檔案文件資料。
步驟一、查看可用的儲存空間
明年七月新制上路後，符合資格的機構可獲得至少 100 TB 的集區雲端儲存空間，供機構裡的所有使用者共同使用。所有檔案都會計入這個額度，包括 Google 雲端硬碟和相簿檔案，以及 Gmail郵件。
另，也可選購付費授權方案。舉例來說，如果購買 5,000 份的G Suite Enterprise 教育版授權，儲存空間集區的容量就會是 600 TB。
計算方式為：100 TB (基本儲存空間) + (5,000 份授權 x 100 GB = 500 TB) = 600 TB 的可用儲存空間。
步驟二、瞭解儲存空間用量
用戶可查看目前的整體儲存空間用量，然後透過 Google 管理控制台中的報告摘要比較可用的儲存空間用量，可依據使用者帳戶報告分析的儲存用量，確定目前的儲存用量，以進而找出離群值。或，將報告資料匯出到 BigQuery記錄，透過圖表呈現資料形式，以便快速查看儲存空間用量。
此外，也可透過Google管理控制台找出占用最多儲存空間的使用者清單列表（相關說明可參考網址點此）。
步驟三、針對異動進行規劃
分析歷來的儲存空間趨勢，藉此瞭解日後是否需要更多儲存空間。如要查看有助於瞭解儲存空間使用習慣的用量表格，可參閱查看機構的應用程式報告。
在開始規劃異動相關因應措施，以符合儲存空間規定時，需一併考量的事項，包括以下各項，彙整重點如下：
可考慮是否要將 Google Workspace for Education 版本升級，選購付費授權方案，為共用集區提供額外的儲存空間。
再來，則是可考慮是否改用 Google Cloud Storage。並需清楚地瞭解需要使用哪些保管箱資料保留政策，可視情況調整，減少整體儲存空間用量。參閱資料保留規則的運作方式（網址點此）。
需特別多加留意的是，可控制存放於機構的Google Workspace 資料保留時間，若規則設定不當，可能會導致資料立即遭到各項 Google 服務清除，而且無法復原，因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。
另，也可清除不需要的使用者帳戶或共用雲端硬碟，有助於釋出儲存空間。最後，則是評估校友的帳戶活動行為，移除閒置的校友帳戶，可為共用儲存空間集區釋出可觀的容量。
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