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G Suite 教育版不再「免費無限儲存」!Google 發布新制方案

2021/02/18 16:50 文/記者劉惠琴

(圖/美聯)

Google針對各級學校教育機構與大學院所,提供符合資格的機構用戶每位使用者免費使用的Google Workspace for Education(舊名為G Suite 教育版),原先可享有存放帳戶所有檔案的無限容量儲存空間,未來將因應新政策的異動,更改為100TB儲存空間的上限,並採涵蓋Google雲端硬碟、Gmail郵件與Google 相簿等檔案的「集區儲存空間」為計算。上述這項Google於今(2/18)最新發布的新制,強制生效日期為明年 2022 年 7 月起,除涵蓋目前現有的教育用戶,另,凡於2022年申請的新用戶也都一併適用。

據Google官方表示,因應明年新的儲存空間政策上路,為避免儲存空間用量超過上限,建議現行使用Google Workspace for Education 儲存空間的教育機構用戶,可依循官方的三步驟,提早做好準備,以妥善管理已存放於儲存空間的各式檔案文件資料。

步驟一、查看可用的儲存空間

明年七月新制上路後,符合資格的機構可獲得至少 100 TB 的集區雲端儲存空間,供機構裡的所有使用者共同使用。所有檔案都會計入這個額度,包括 Google 雲端硬碟和相簿檔案,以及 Gmail郵件。

另,也可選購付費授權方案。舉例來說,如果購買 5,000 份的G Suite Enterprise 教育版授權,儲存空間集區的容量就會是 600 TB。

計算方式為:100 TB (基本儲存空間) + (5,000 份授權 x 100 GB = 500 TB) = 600 TB 的可用儲存空間。

步驟二、瞭解儲存空間用量

用戶可查看目前的整體儲存空間用量,然後透過 Google 管理控制台中的報告摘要比較可用的儲存空間用量,可依據使用者帳戶報告分析的儲存用量,確定目前的儲存用量,以進而找出離群值。或,將報告資料匯出到 BigQuery記錄,透過圖表呈現資料形式,以便快速查看儲存空間用量。

此外,也可透過Google管理控制台找出占用最多儲存空間的使用者清單列表(相關說明可參考網址點此)。

步驟三、針對異動進行規劃

分析歷來的儲存空間趨勢,藉此瞭解日後是否需要更多儲存空間。如要查看有助於瞭解儲存空間使用習慣的用量表格,可參閱查看機構的應用程式報告。

在開始規劃異動相關因應措施,以符合儲存空間規定時,需一併考量的事項,包括以下各項,彙整重點如下:

可考慮是否要將 Google Workspace for Education 版本升級,選購付費授權方案,為共用集區提供額外的儲存空間。

再來,則是可考慮是否改用 Google Cloud Storage。並需清楚地瞭解需要使用哪些保管箱資料保留政策,可視情況調整,減少整體儲存空間用量。參閱資料保留規則的運作方式(網址點此)。

需特別多加留意的是,可控制存放於機構的Google Workspace 資料保留時間,若規則設定不當,可能會導致資料立即遭到各項 Google 服務清除,而且無法復原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。

另,也可清除不需要的使用者帳戶或共用雲端硬碟,有助於釋出儲存空間。最後,則是評估校友的帳戶活動行為,移除閒置的校友帳戶,可為共用儲存空間集區釋出可觀的容量。

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