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無紙辦公的最佳解?Adobe 在台發表 Document Cloud 文件雲端服務

文/記者陳宜豐2015-03-20 14:28

相信大家在工作時都會遇到文件傳遞時的麻煩,包括各式各樣的文件表單、簽呈等,光是這些文件處理、往返就需要花去大量的工作時間,更別提許多大公司更設有專門傳遞內部文件的部門了。

但我們不是已經進入數位網路時代了嗎?這種事情難道無法坐在電腦前用網路解決?Adobe 今天在台灣發表的 Document Cloud 文件雲端服務,或許就是這個問題的解答。簡單的說,Document Cloud 是 Adobe 將原本的 Acrobat PDF 可攜文件格式搭配網路功能所打造出的應用,包括電子簽章、文件版本修訂、管理等等,大幅度的簡化辦公文件處理流程。

舉例來說,今天公司內部有一份重要的對外合約要簽署,在正式與對方簽署之前必經會經過層層關卡的修改、審核,倘若是以往的傳統的文件形式,除了無法控制先後修改的版本之外,還有遺失的可能,透過 Document Cloud 的管理功能,文件擁有者可以看到現在文件最新的版本狀況,以及以往修改的歷程等等,減少不同人員不停修改造成的文件錯誤。

除此之外,Document Cloud 還加入對行動工作者的支援,除了可以在公司外部觀看、修改文件之外,長官還可透過 Document Cloud 支援的電子簽章服務,在 iPad 平板上簽核公文,提高整體的辦公效率。另外除了對數位文件 PDF  的支援外,也加入了將傳統文件拍攝掃描化成電子文件的功能。

聽起來很棒對吧,但是就台灣中小企業來說,最大的困難就是在導入成本的部分,以往要導入這類的電子公文系統,都必須在公司內建置需要的伺服器以及軟體,要價不斐。而 Adobe 這次推出每人每年 12.99 美元(約新台幣 410 元) 的訂購服務(個人用戶,企業用戶有另外的授權方案),不用建立伺服器或是系統就可以使用,至於值不值得,就要看老闆怎麼想啦!

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