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一定要買 Office 嗎?來看 Google 文件工具的 6 大妙用!

2017-04-15 10:40
3C科技頻道/綜合報導

(圖片來源/Google)

G Suite 套件的出現可以說是顛覆了傳統辦公室軟體,結合廣大的雲端功能,G Suite 套件可以做到很多不輸給微軟(Microsoft)Office 套件的事,特別是與合作夥伴線上共同編輯文件等等,這可以大幅的提升工作效率,除此此外還有諸多便利的功能。

根據外媒《PC Mag》的分析,G Sutie 工具除了支援 doc、xls、ppt、odt 等常用文件格式,可以方便對不同文件進行編輯外,若能善用以下六個小技巧,還能更完美的運用 Google 文件的雲端服務來完成工作。

(圖片來源/PC MAG)

設定公開權限

如果想要建立共同文件編輯,就一定得開放文件的權限,亦即文件必須要是共享狀態。目前 Google 文件最多可以有 200 人共享文件,不過如果超過 50 個人協同作者的話,後 150 人將只能查看文件而已。

該文件的創建人可以決定由誰擁有編輯權限,但如果嫌麻煩的話,也可以將文件設成「公開」。點擊右上角的「共用」->「進階」->「變更」,就可以改變權限。需要特別注意的是,設成「公開」意味著任何人都可以搜尋的到該文件,因為 Google 本身也成為該文件的擁有者之一。

(圖片來源/PC MAG)

分別設定每個人的權限

當文件設置成共享時,該文件並不是任何人都對它擁有權限。Google 文件將文件共享人分成四個等級,文件創建者擁有的權限最大,可以執行任何操作(包含刪除、邀請更多協同作者)、編輯者可以任意編輯文件內容,但必須要創建者同意才可以邀請更多人共同編輯、評論者可以查看內容,並留下註解、一般觀眾則可以觀看更改流程。

(圖片來源/PC MAG)

使用網路即時通

Google 文件允許眾人在編輯時隨時進行即時訊息,不需要經由其他的通訊軟體或是電子郵件,非常方便。使用方法就是點擊一個氣球圖標,就可以創立一個即時群組進行對談。

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